20 نصيحة في تنظيم الفعاليات والمؤتمرات

يعتبر تنظيم الفعاليات (ندوات، مؤتمرات، لقاءات جماهيرية) من أكثر الاشياء التي تشتهر بها شركات العلاقات العامة والعاملين بها، لأن الفعاليات تعتبر من الانشطة الاتصالية التي يراد منها ايصال رسالة إلى الجمهور، ولا ينفك هذا النشاط من كونه عملية اتصالية ناجحة تؤدي الهدف فترفع من رصيد المؤسسات والهيئات أمام جمهورها أو العكس، لذلك سأذكر هنا ببعض التفاصيل المهمة التي يجب الاهتمام بها عند تنظيم أي فعالية:

1. اترك للجمهور مساحة من الوقت لترتيب حضور فعاليتك كلما اعلنت عن الفعالية بوقت مسبق أكثر كلما كان الحضور أكثف وأكبر.
2. لا تتردد في الإعلان عن الفعالية الخاصة بك، حتى الإعلانات المدفوعة لا يمكنك الثقة بالتواصل المباشر للترويج للفعالية الكبيرة.
3. استخدم العناصر البصرية بشكل قوي في الدعوة للفعالية، الدعوات والإعلانات النصية اصبحت من الماضي استعمل الفيديو والصور للترويج.
4. انشئ خطة للترويج للفعالية عبر شبكات التواصل الاجتماعي كالفيسبوك والتويتر وانستغرام وأطلق هاشتاغ خاص بالمؤتمر الخاص بك.
5. قدم عبر شبكات التواصل الاجتماعي تفاصيل ومعلومات شيقة تحفز الحضور على مشاركة ذلك عبر شبكات التواصل لانتشار أكبر للفعالية.
6. استعمل النشرات البريدية في دعوة الجمهور للحضور والتسجيل في الفعالية، اتصل بشركات العلاقات العامة (أو بي) فهي لديها قوائم جاهزة لذلك.
7. وفر معلومات وافية عن الفعالية (الضيوف، الزمان، المكان، الرسوم، الجهة المنظمة) عبر موقع الكتروني مخصص للفعالية، مع إمكانية التسجيل المجاني أو المدفوع عبر الانترنت.
8. تأكد من مكان انعقاد الفعالية وأن كل التجهيزات والاشياء التي تحتاجها موجودة حتى البديهية منها.
9. اطلب من المشاركين والمتحدثين من الشخصيات العامة الترويج للفعالية عبر حساباتهم عبر شبكات التواصل الاجتماعي.
10. وفر للجمهور خط للاستفسارات للفعاليات البسيطة ايميل أو حساب على شبكات التواصل الاجتماعي وللفعاليات الكبيرة خط هاتف ساخن يعمل 24/7.
11. في المؤتمرات الكبيرة يجب أن توفر في مكان انعقاد الفعالية مكتب للإجابة على استفسارات الحضور إضافة الى الخط الساخن لمن هم خارج المكان.
12. في الفعاليات الكبيرة والتي يحضرها مستخدمي شبكات التواصل وفر لوحة لعرض اخر التغريدات والمنشورات حول المؤتمر tweet wall.
13. جهز خطط طوارئ، هنالك دائما مشاكل من تأخر الضيوف أو تعطل التجهيزات أو الحوادث لا سمح الله إذا لم يكن لديك خطط طوارئ ستندم كثيراً.
14. تأكد من ان فريق العمل لديك يعرف كل التفاصيل والجميع متفق على خطة العمل والتصرف في حالات الطوارئ.
15. اضبط الميزانية والنفقات بشكل جيد، في الكثير من الحالات إما لعدم دراسة جيدة أو لعدم ضبط المصاريف تخرج الفعاليات بميزانيات كبيرة جدا.
16. في الفعاليات الكبيرة يجب أن يكون جميع العاملين من المنظمين أو على الأقل رؤساء الفرق على اتصال صوتي مباشر طيلة الفعالية.
17. ادعو وسائل الاعلام لتغطية الفعالية أو اتصل بي لذلك :)، كما يفضل توفير بث مباشر ولا تنسى تحضير البيان الصحفي.
18. في اليوم الاخير من الفعالية لا تنسى ان تجري استبيان لمعرفة اراء الحضور في الفعالية وما تم فيها.
19. بعد انتهاء الفعالية أرسل للحضور ولوسائل الإعلام التقارير الختامية والصحفية وما صدر في وسائل الإعلام من تغطيات عن الفعالية.
20. واخيراً وأهم شيء نم جيداً قبل المؤتمر وكن هادئاً مهما حصل لأنه أكيد ستحصل مشكلة، الاستثناء أن يوجد مؤتمر أو فعالية كبيرة دون مشاكل :).

Print Friendly, PDF & Email

مقالات ذات صله